La suite Microsoft Office est l’ensemble de logiciels à usage bureautique de référence, installée sur des millions d’ordinateurs à travers le monde. Qui ne connait pas le fameux Microsoft Word, que tout le monde, ou presque, utilise pour taper ses courriers et ses rapports ou même faire un publipostage ? Qui n’a jamais utilisé le fameux Microsoft Excel, tableur par excellence pour créer des tableaux de données, faire des calculs et générer des graphiques ? De la même façon, l’outil de présentation Microsoft PowerPoint est plus que nécessaire pour recevoir les présentations humoristiques et autres diaporamas que l’on reçoit par mail à longueur de journée de la part de collègues bien intentionnés mais probablement quelque peu… inoccupés. Enfin, le dernier logiciel que je citerai est le non moins célèbre Microsoft Access, outil de création de bases de données que de nombreux développeurs web utilisen avec l’ASP pour créer des sites web dynamiques et bien entendu Microsoft Outlook, la messagerie par excellence. La suite Microsoft Office 2010 version professionnelle contient également Microsoft OneNote qui permet d’organiser ses idées sous forme de notes et Microsoft Publisher qui offre des outils d’édition de documents pour l’impression.

Cette suite comporte donc tous les logiciels nécessaires pour gérer l’ensemble des documents « classiques » pour les entreprises. Elle est performante et très complète, voire complexe à utiliser si l’on souhaite se servir des fonctionnalités avancées (ce qui n’arrive d’ailleurs presque jamais). Cette suite Office est utilisée à tel point que les extensions de fichiers sont passées dans le langage courant. On dit facilement « Je t’ai envoyé un .doc par mail » pour signifier à quelqu’un (qui comprend immédiatement de quoi il s’agit) que l’on vient de lui faire parvenir un document généré par Microsoft Word.

Open Office est également une suite bureautique qui contient le même genre d’outils, mais qui comportent d’importantes différences comme nous le verrons plus bas. Open Office Writer est un traitement de texte, Open Office Calc est un tableur, Open Office Draw est un logiciel de dessin, Open Office Impress permet de créer des présentations dynamiques, Open Office Math permet d’écrire des formules mathématiques et enfin Open Office Base permet une gestion de base de données.

On retrouve donc dans cette suite des outils comparables à ceux du géant Microsoft, en revanche, Open Office est beaucoup moins utilisé que son équivalent. Cela tient notamment au fait que la suite Microsoft Office est très souvent intégrée aux ordinateurs neufs, en version complète ou limitée, ce qui permet aux utilisateurs de n’avoir pas à utiliser un autre logiciel.

Mais quelles sont les véritables différences entre de ces deux suites logicielles ?

Tout d’abord, il faut savoir que Microsoft Office est payant (environ 500 € pour Microsoft Office 2010 Professionnel pour un seul utilisateur). Il comporte les 7 outils présentés plus haut et représente par son utilisation très répandue presque un standard de format de fichiers. Il existe des certifications Microsoft décernées aux entreprises qui ont une connaissance approfondie de ces logiciels et bien entendu de nombreux organismes de formation qui sauront vous enseigner la meilleure façon de tirer parti de l’un ou l’autre de ces composants.

Open Office est entièrement gratuit et propose les 6 logiciels présentés plus haut et qui sont similaires à ceux proposés par son concurrent. Les fonctionnalités sont proches et les résultats que l’on peut obtenir sont identiques bien que la présentation des menus et le raisonnement soient complètement différents. Open Office peut lire tous les fichiers générés par la suite de Microsoft et peut également générer des fichiers compatibles (l’inverse n’étant pas vrai). De cette façon vous pouvez communiquer facilement avec d’autres utilisateurs n’utilisant pas Open Office. Enfin, Open Office offre la possibilité sans ajout de plugin ou d’imprimante, de convertir vos documents en PDF en un clic, ce qui n’est pas le cas de Microsoft Office.

Je ne pêche ni pour l’un, ni pour l’autre et je vous offre simplement la possibilité de vous forger un avis et surtout de proposer une mise en concurrence. La notion de gratuité séduit de plus en plus d’entrepreneurs, notamment les plus petits qui démarrent très souvent sans moyen financier, mais également certaines institutions publiques pour lesquelles le prix des licences représente souvent un budget très lourd. Open Office souffre d’un manque de publicité et n’est donc pas encore très connu du grand public, mais l’utilisant moi même depuis plusieurs années, je peux affirmer que l’on peut sans aucun problème utiliser cette suite à des fins professionnelles.

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